Dva dokumenty, dvě role
Nabídka prodává: „Kdybyste chtěli, bude to stát tolik a takhle.” Faktura účtuje: „Dodali jsme, zaplaťte tolik do data.” Záměna znamená průšvih — faktura bez dodání i nabídka vydávaná za doklad k DPH.
Základ obou dokumentů je stejný: správné údaje stran a položky. Proto se vyplatí mít je na jednom místě — od ověření v ARES po podpis.
Rozdíly v kostce
| Nabídka | Faktura |
|---|---|
| Obchodní návrh, nezávazná do podpisu | Daňový a účetní doklad |
| Platnost 14–30 dní | Splatnost typicky 14 dní |
| Položky orientační | Položky = skutečně dodáno |
| Podpis = souhlas s podmínkami | Podpis se nevyžaduje |
| Bez daňových účinků | Rozhoduje o DPH (DUZP!) |
Pozor na DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) — u faktury povinný údaj, u nabídky irelevantní. Náležitosti nabídky shrnuje článek Co má obsahovat cenová nabídka.
Cesta schválené nabídky k penězům
- Klient podepíše nabídku (e-podpis).
- U nových klientů: zálohová faktura 30–50 % — viz kalkulace v článku Jak stanovit cenu.
- Dodání → konečná faktura s odpočtem zálohy.
- Po splatnosti: upomínka (slušná, pak důrazná).
Převod bez přepisování
Nejčastější chyba: fakturantka přepisuje položky z PDF nabídky ručně — zdroj překlepů v cenách i IČO. Řešení:
- Fakturoid / iDoklad — ideální pro živnostníky a malé firmy, export na pár kliků, párování plateb.
- Pohoda — pro větší firmy s účetní.
- Propojení s programem na nabídky přenese klienta, položky i ceny bez přepisu — přehled napojení na stránce Funkce, ceny v ceníku.
Shrnutí pro praxi
Nabídka prodává, faktura inkasuje. Držte je oddělené, ale datově propojené: jedny údaje od ARES až po zaplacení. A pokud vaše nabídky zatím nevypadají tak, aby se z nich dobře fakturovalo, začněte vzorem nebo generátorem zdarma.